Paragraaf Bedrijfsvoering

Het BBV schrijft voor om de kosten van overhead expliciet zichtbaar te maken in de begroting en de jaarrekening. In onze gemeente doen we dit door een programma bedrijfsvoering in onze begroting op te nemen. Dat betekent dat de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor bedrijfsvoering aan de orde komen bij het programma Bedrijfsvoering. De verplichting om een paragraaf Bedrijfsvoering op te nemen is echter niet vervallen. Om te voorkomen dat we dezelfde inhoud op twee plaatsen in de begroting en de jaarrekening zetten, verwijzen we in deze paragraaf naar programma 5 Bedrijfsvoering.

Het college van Burgemeester en Wethouders licht in de paragraaf Bedrijfsvoering toe welke rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden zijn gevonden in 2025. Dit gebeurt volgens het controleprotocol 2023-2026 (geactualiseerd in 2025), onze Financiële verordening 2023 en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. 

Alleen fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 100.000 (vastgesteld door de gemeenteraad op 18 december 2025) lichten we toe. 

Daarbij geven we per afwijking aan:

• welke (beheers)maatregelen zijn, of nog worden, genomen;
• hoe we deze fouten in de toekomst kunnen voorkomen.

Daarnaast gaan we in op:

• de (tussentijdse) communicatie met de gemeenteraad indien van toepassing;
• verbetermaatregelen om te zorgen dat we beter volgens wet- en regelgeving werken.

De toelichting per onrechtmatigheid bestaat uit:

• een beschrijving van de afwijking en hoe deze is ontstaan;
• de acties om herhaling te voorkomen.

De gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 100.000 betreffen:

1.    Niet naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen

Bevinding

We huurden in 2024–2025 tijdelijk bouwinspecteurs in om achterstanden in dossierafhandeling, archivering en toezichtwerkzaamheden op te vangen. Deze inhuur verlengden we vanwege extra werkzaamheden (o.a. digitalisering dossiers en inzet binnen de taskforce Omgevingswet). Hierdoor kwamen de totale kosten voor de opdracht uit boven de Europese aanbestedingsdrempel voor diensten (€221.000) uit de Aanbestedingswet 2012. Omdat vooraf geen Europese aanbestedingsprocedure is doorlopen en we de inhuur achteraf als één samenhangende opdracht zien, is sprake van een onrechtmatigheidsfout van €313.000. De keuze voor de inhuur was vanuit het oogpunt van continuïteit van toezicht en handhaving begrijpelijk en doelmatig, maar neemt de formele aanbestedingsplicht niet weg.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen

Inmiddels is de handhaving en controle op orde en hebben beide medewerkers onze gemeente verlaten.

Bevinding

De totale waarde van de inhuur voor functioneel beheer overschrijdt de Europese aanbestedingsdrempel. Omdat er geen Europese aanbesteding is uitgevoerd, is er sprake van een aanbestedingsonrechtmatigheid van € 195.000.

De inzet was noodzakelijk vanwege de implementatie van het financieel systeem en uitval/vertrek van de vaste functioneel beheerder. Pogingen om alternatieve invulling te verkrijgen binnen Nederland (2024–2025) hebben niet geleid tot geschikte kandidaten bij andere leveranciers. We hebben de opdracht daarom tijdelijk en in delen verlengd, met bestuurlijke afstemming.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen

In de verlenging van de opdracht in 2026 is het aantal uren per week verlaagd naar maximaal 24 uur, en is het tarief verlaagd zover mogelijk. In de tussentijd staat er een vacature open voor een vaste functioneel beheerder, en bespreken wij mogelijkheden met de leveranciers om de afhankelijkheid van externe inhuur verder te beperken.

2.    Niet acceptabele begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma

Bevinding

De lasten voor het onderhoud van openbaar groen waren € 227.000 hoger dan begroot. In 2025 stelden we het nieuwe beleids- en beheerplan openbaar groen 2026-2030 vast. Hierbij rekenden we het areaal, de kostprijzen en de benodigde inzet opnieuw door. Hieruit bleek dat we exploitatiebudget moesten ophogen om de kwaliteit te bewaken. Een kwaliteitsinspectie van het openbaar groen ondersteunt dit beeld.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen

De gemeenteraad stelde vanaf 2026 extra budget beschikbaar voor voldoende capaciteit in het openbaar groen. De doorrekening is gebaseerd op het areaal in 2025. Om te voorkomen dat de kwaliteit van het openbaar groen al te ver achteruit, was er extra inzet. Zo voorkwamen we kapitaalvernietiging doordat groenvakken te veel verslechteren door te weinig onderhoud.

3.    Niet acceptabele overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten

Er zijn geen overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten met een waarde boven € 100.000.

In 2018 stelden we een overkoepelend M&O beleid op. Zo maken we naast fraudepreventie ook maatregelen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving inzichtelijk. We stelden een risicoanalyse en een intern controleplan op. Daarbij besloten we om het misbruik & oneigenlijk gebruik beleid en beheersmaatregelen hierin te integreren. Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2025 blijkt zijn er in 2025 geen rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik gevonden.