Paragraaf Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering gaat over alle faciliterende activiteiten (financiën, ICT, personeel en organisatie, facilitair, documentaire informatievoorziening en bestuurlijk juridische zaken) die onze gemeentelijke organisatie in staat stelt te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Een goede bedrijfsvoering is een voorwaarde voor het uitoefenen en in control zijn over onze primaire taken en bedrijfsprocessen. Met een goede bedrijfsvoering en goede dienstverlening zijn wij een gemeente die maatschappelijke opgaven realiseert in verbinding met onze Nieuwkoopse samenleving.

Wij hebben als gemeentelijke organisatie te maken met veel, complexe en grote uitdagingen. Deze opgaven kunnen spanning geven omdat wij geen onbeperkte (fysieke) ruimte, capaciteit, financiële middelen tot onze beschikking hebben. 

Arbeidsmarkt

De arbeidsmarkt blijft uitzonderlijk krap. Deze krapte biedt kansen, maar gaat ook gepaard met risico's. Omdat het arbeidsaanbod mede vanwege de vergrijzing, nauwelijks stijgt en de arbeidsvraag toeneemt, blijft de arbeidsmarkt naar verwachting ook de komende jaren zeer krap. Wij profileren ons als zeer prettige werkgever met goede ontwikkelingsmogelijkheden en maken dit in de praktijk ook waar. Daardoor binden en boeien wij tot nu toe (nieuwe) medewerkers en lukt het ons in de meeste gevallen om medewerkers te werven en te behouden. Wij focussen ons vooral op competenties en ontwikkelmogelijkheden en laten (noodgedwongen) het hebben van gemeentelijke kennis en ervaring los. Dit heeft gevolgen voor de snelheid waarmee nieuwe medewerkers zich de organisatie en de werkzaamheden eigen maken. Ook hebben wij regelmatig langer tijd nodig om in een vacature te voorzien, waardoor werkzaamheden blijven liggen. Door een Young Potential Programma werven we jonge medewerkers met zicht op een reguliere baan bij onze organisatie. Ook houden wij onze arbeidsmarktcampagne verfrissend en sluiten met de vormgeving en uitstraling aan bij de huidige samenleving. Daarnaast werken we mee aan (snuffel)stages en afstudeeropdrachten voor alle opleidingsniveaus. En we zijn een erkend leerbedrijf voor vmbo en mbo. Hiermee hopen we jonge mensen enthousiast te maken voor werken bij de overheid en specifiek bij onze gemeente. 

Organisatieontwikkeling

Ontwikkelingen in onze samenleving gaan steeds sneller en zijn steeds minder voorspelbaar. Dit vraagt om een organisatie die sneller, wendbaarder en veerkrachtiger in kan spelen op verandering. Onze organisatie was in het verleden ingericht op stabiliteit en het volgen van bewezen praktijken. Die benadering volstaat niet langer. De enige zekerheid is voortdurende verandering. Daarom investeren we bewust in onze organisatieontwikkeling om slagkracht te versterken, publieke waarden centraal te houden en blijvend van betekenis te zijn voor inwoners, ondernemers en partners. Daarbij streven we naar een robuuste organisatie die bestuurlijk krachtig blijft en goed toegerust is op de uitdagingen van de toekomst. 

In 2026 starten we met het programma "Wendbare Organisatie en Digitale transformatie". Dit programma richt zich op sterker en inspirerend leiderschap, slimmere processen, duurzame inzetbaarheid van medewerkers en het benutten van technologie en data.  Het programma bouwt voort op de vijf pijlers uit eerdere jaren: werkgeluk, samenwerking, maatschappelijke sensitiviteit, focus en procesbewustzijn. Wat verandert is het tempo en de scherpte waarmee we aan deze opgaven werken. Wij zorgen voor samenhang tussen onze ambities, werkwijze en structuur, zodat onze interne ontwikkeling direct bijdraagt aan de maatschappelijke opgaven waar wij voor staan. Onze cultuur is hierin een kritische succesfactor: het behouden van  een informele, betrokken en no-nonsense cultuur vormt een belangrijke randvoorwaarde voor verandering. Tegelijkertijd zetten we in op een gerichte professionaliseringsslag, waarin samenwerking, eigenaarschap en resultaatgerichtheid worden versterkt. 

Informatiebeveiliging

De Cyberbeveiligingswet (die de Europese NIS2-richtlijn omzet in Nederlandse wetgeving) is vertraagt en treedt naar verwachting in werking in het tweede kwartaal van 2026. Er komt een meldplicht voor ernstige informatiebeveiligingsincidenten. De Rijksinspectie Digitale Infrastructuur houdt toezicht op de naleving van de Cyberbeveiligingswet voor de gehele overheid. Deze toezichthouder heeft ook de mogelijkheid sancties op te leggen. Burgemeester en wethouders worden verplicht een training over informatiebeveiliging voor bestuurders te volgen. Deze training helpt bestuurders de juiste vragen te stellen aan de organisatie om de voorgestelde beveiligingsmaatregelen te kunnen wegen in relatie tot het risico voor  de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening.

We werken gestructureerd volgens een Information Security Management System (ISMS) om de status van informatiebeveiliging te monitoren en te verbeteren. Dit systeem helpt bij het naleven van de verschillende normenkaders en maakt continue verbetering mogelijk. Daarnaast werken we met de standaardnormen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De  BIO is een normenkader voor informatiebeveiliging binnen de Nederlandse overheid. De BIO legt de nadruk op op risicomanagement en stelt normen waar overheidsorganisaties aan moeten voldoen om hun informatie te beveiligen.  

Risicomanagement

Wij zetten belangrijke stappen met bedrijfscontinuïteitsmanagement. Dit is een beheersproces waarbij wij maatregelen treffen om, ongeachte de omstandigheden,  de continuïteit van de meest kritische bedrijfsprocessen te garanderen. Het doel is om de dienstverlening met zo min mogelijk hinder doorgang te laten vinden. Jaarlijks worden de organisatierisico's en bedrijfscontinuïteitsdoelstelling voor de organisatie vastgesteld. De risico's en doelstellingen van het afgelopen jaar worden geëvalueerd en indien noodzakelijk bijgestuurd. 

Datagedreven werken

Met het programma Datagedreven werken, werken we toe naar een organisatie waarbinnen datagedreven werken, handelen, en werken ten dienst van de publieke waarde de maatstaf is. Activiteiten binnen dit programma zijn gebaseerd op de gegevensstrategie van onze gemeente. Datagedreven werkcultuur en gegevensvolwassenheid op niveau zijn de pijlers waar we komende periode verder aan werken. 

Huisvesting

De gemeentelijke organisatie staat aan de vooravond van een belangrijke huisvestingskeuze. De huidige panden in Nieuwveen, Ter Aar en De Verbinding sluiten in toenemende mate onvoldoende aan op de manier waarop wij vandaag de dag werken: hybride, digitaal en opgavegericht. Tegelijkertijd stellen we hoge eisen aan duurzaamheid, efficiënt ruimtegebruik en goed werkgeverschap. Die ontwikkeling vraagt om een werkomgeving die ontmoeting faciliteert, samenwerking ondersteunt en tegelijkertijd rust en focus mogelijk maakt. In 2025 zijn we gestart met een integrale verkenning naar de toekomst van onze huisvesting, gekoppeld aan onze ambitie om in 2028 80% CO2-reductie te realiseren ten opzichte van 2019. De combinatie van verduurzaming en huisvestingsvraagstuk biedt kansen om onze vastgoedportefeuille toekomstbestendig in te richten én kostenbeheersing op lange termijn te borgen. De integrale verkenning betekent dat we de werkplekbehoefte in kaart brengen en dat wij de juridische en planologische haalbaarheid toetsen. Ook analyseren we de kosten, baten en verduurzamingsmogelijkheid van ieder scenario. Dit is een omvangrijk proces, zowel in tijd als in ambtelijke capaciteit.  Wij streven naar een plan dat gereed is voor besluitvorming door de gemeenteraad in het laatste kwartaal van 2026.  Het uitgangspunt is huisvesting die past bij onze organisatievisie: flexibel, toekomstgericht en ondersteunend aan eigenaarschap, samenwerking en betekenisvol werk. 

Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel een open en transparante overheid. Deze wet schrijft voor dat een bestuursorgaan in de begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van deze wet. 

De Woo kent drie pijlers:

• actieve openbaarmaking
• passieve openbaarmaking
• verbetering van de informatiehuishouding

Actieve openbaarmaking

De wet kent zeventien informatiecategorieën die wij gefaseerd openbaar moeten maken. De Rijksoverheid geeft jaarlijks aan welke categorieën we openbaar moeten maken. Op de website www.overheid.nl onder Woo index publiceren wij de informatiecategorieën die op dit moment openbaar zijn. Dit wordt jaarlijks aangevuld met nieuwe informatiecategorieën. 

Passieve openbaarmaking

Naast het actief openbaar maken kan iedereen altijd een verzoek doen om bepaalde informatie openbaar te maken. Hiervoor hebben wij een Woo-contactpersoon aangewezen, die intern ook de  Woo-verzoeken coördineert. 

Verbetering van de informatiehuishouding 

"Informatie is na mensen en middelen de belangrijkste grondstof voor de werkprocessen van de overheid (Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding)"

Eén van de uitgangspunten van de Woo is dat de informatiehuishouding op orde is. Dit is ook nodig gezien alle ontwikkelingen op het gebied van data en technologie. Voorbeelden zijn datagedreven werken, innovatieve digitale dienstverlening, het belang van informatieveiligheid en de inzet van generatieve taalmodellen, zoals ChatGPT. Daarnaast stellen de Rijksoverheid en Europese Unie eisen aan de digitale overheid door het invoeren van een flink aantal wetten. De functie en waarde van digitale informatie in overheidsorganisaties groeit sterk. Deze ontwikkeling stelt eisen aan de omgang met informatie in overheidsorganisaties. Iedereen is eigenaar en moet zich bewust zijn van de waarde van informatie en de manier waarop wij informatie op de juiste wijze verwerken, beheren en opslaan. In de afgelopen jaren zijn hierin al stappen gemaakt, zoals de uitrol van het zaaksysteem. Om stapsgewijs de omgang met informatie te verbeteren voeren wij een meerjarenplan omgang met informatie uit. Dit wordt jaarlijkse geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.  

Financiële rechtmatigheid

In de jaarrekening 2024 is gerapporteerd over de beoordeling van de financiële rechtmatigheid en de geconstateerde afwijkingen. Sindsdien hebben zich geen wezenlijke wijzigingen voorgedaan in de stand van zaken of in de gehanteerde werkwijze. De daarbij beschreven maatregelen ter voorkoming van rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden worden in 2025 en 2026 onverminderd voortgezet en waar mogelijk verbeterd. 
 
De maatregelen richten zich op het tijdig en formeel signaleren van risico’s, door het koppelen en toetsen van risico's en hun beheersmaatregelen, het vroeg betrekken van inkoop- en juridische expertise, het borgen van contract- en dossiervorming en het vergroten van bewustzijn binnen de organisatie. Hiermee wordt de interne beheersing verder versterkt en de kans op afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording gemitigeerd.
 
De interne controle is continu in ontwikkeling. Zo analyseren wij niet alleen de leveranciers waarbij de uitgaven zich al boven de aanbestedingsgrens bevinden, maar ook de partijen die daar mogelijk binnen afzienbare tijd overheen gaan. Voor deze ‘risicoleveranciers’ bouwen we een volledig dossier op van contracten, zodat we tijdig kunnen bepalen welke stappen nodig zijn en verrassingen voorkomen. Op deze manier houden we grip op de rechtmatigheid en zorgen we dat we voorbereid zijn voordat er problemen ontstaan.
 
Ook wordt er in 2025 een training gegeven aan de organisatie over inkoop, aanbesteden en contractmanagement, om de kwaliteit van deze processen verder te waarborgen, en onrechtmatigheden te beperken.

Beleidsindicatoren en dashboards

Beleidsindicatoren

Onder apparaatskosten verstaan we: de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten en dergelijke voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur.

Onder 'overhead' verstaan we: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. De lasten van overhead zetten we hier af tegen de totale lasten op de begroting (inclusief grondexploitaties).

Dashboards