Paragraaf Bedrijfsvoering

Het BBV schrijft voor om de kosten van overhead expliciet zichtbaar te maken in de begroting en de jaarrekening. In onze gemeente hebben we dit gedaan door een programma bedrijfsvoering in de begroting op te nemen. Dit heeft tot gevolg dat de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering aan de orde komen bij het programma. De verplichting om een paragraaf Bedrijfsvoering op te nemen is echter niet vervallen. De paragraaf hebben we daarom wel opgenomen, maar om te voorkomen dat dezelfde inhoud op twee plaatsen in de begroting en de jaarrekening voorkomt, verwijzen wij de lezer op deze plek naar programma 5 Bedrijfsvoering.

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna 'Woo') in werking getreden. De Woo vervangt de wet openbaarheid van bestuur. Artikel 3.5 van de Woo schrijft voor dat een bestuursorgaan in de begroting aandacht besteed aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de wet.

De Woo kent 3 pijlers:

* Actieve openbaarmaking

* Passieve openbaarmaking

* Verbetering van de informatiehuishouding.

Actieve openbaarmaking

De Woo verplicht overheidsorganisaties zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken, indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is. In de Woo staan zeventien categorieën informatie opgesomd die bestuursorganen – op termijn – openbaar moeten maken. Deze verplichting treedt de komende jaren gefaseerd per categorie in werking. Per 1 november 2024 is voor onder andere de volgende categorieën de actieve openbaarmaking verplicht: Wetten en algemeen verbindende voorschriften, Overige besluiten van algemene strekking, Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens. Daar voldoen wij aan. Daarnaast maken we per genoemde datum ook de categorie Woo-besluiten al – vooruitlopend op de wettelijke verplichting -  actief openbaar.

Passieve openbaarmaking

Naast het actief openbaar maken kan iedereen altijd vragen om bepaalde informatie op verzoek openbaar te maken. Hiervoor hebben wij een Woo-coördinator aangewezen.

Verbetering van de informatiehuishouding

Eén van de uitgangspunten van de Woo is dat de informatiehuishouding op orde is. Jaarlijks zetten we hierin stappen door de invoering en doorontwikkeling van het zaakgericht werken.

De kosten die wij maken voor de implementatie van deze omvangrijke wet bekostigen wij uit het budget dat wij hiervoor ontvangen van het Rijk.

In 2024 is in de organisatie een nulmeting uitgevoerd over omgang met informatie. Dit onderzoek leidde tot  het “Meerjarenplan aan de slag met informatie”. Met de uitwerking gaan we de komende jaren actief aan de slag.

In overeenstemming met het controleprotocol 2023-2026 en de Financiële verordening 2023 van onze gemeente en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV geeft het college van Burgemeester en Wethouders in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden, voor zover deze boven de door de gemeenteraad op 13 april 2023 vastgestelde rapportagegrens van € 100.000 liggen, welke ook van toepassing is voor 2024. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn, of nog worden, getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de gemeenteraad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven – en de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen.

De gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 100.000 betreffen:

1.    Niet naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen

Bevinding
Via een collegeadvies is gekozen om voor een softwareleverancier af te wijken van het aanbestedingsbeleid. Vanwege de stijgende kosten wordt reeds de Europese aanbestedingsgrens overschreden, waardoor afwijking geen mogelijkheid meer is. De rechtmatigheidsfout betreft € 135.157.

Oorzaak
Het EU-aanbestedingstraject is in 2024 begonnen, maar de aanbesteding is pas gegund in 2025. Derhalve blijft de onrechtmatigheid 2024 staan.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:
De leverancier is de opdracht in 2025 gegund via een EU-aanbestedingstraject.

Bevinding
Een inhuurcontract is in 2024 verlengd zonder dat het EU-aanbestedingsbeleid is gevolgd. De totale kosten overschreden de aanbestedingsgrens in 2024. De rechtmatigheidsfout betreft € 120.375. 

Oorzaak
Bij de verlenging van het contract is ten onrechte geen EU-aanbestedingstraject gevolgd. 

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:
Het contract is in 2024 afgelopen en niet verder verlengd. De opvolger van de verantwoordelijke voor deze aanbesteding is bewust gemaakt van (de oorzaak van) deze onrechtmatigheid en zal herhaling voorkomen door een overzicht van ingehuurde dienstverleners bij te houden.

2.    Niet acceptabele begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma

Bevinding
Binnen het Programma Bestuur en dienstverlening is in totaal € 493.000 meer besteed dan begroot. Dit nadeel komt uit een bijstorting op de voorziening van de wethouderspensioenen.

Oorzaak
Er is momenteel een verschil in timing tussen het overzicht van vermogen dat wordt doorgegeven door het administratiekantoor en dat van de vermogensbeheerders. Dat verschil vangen we op via een voorziening. Vanwege de inbreng van de Wethouderspensioenen in het ABP, met ingang van 1 januari 2028, is de voorziening op peil gebracht. De bijstorting/onttrekking wordt jaarlijks na afsluiting verslagjaar bepaald.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:
Vanaf 1-1-2028 is dit niet langer van toepassing, omdat de pensioenen van de wethouders worden overgedragen naar het ABP. Daar heeft ook de rest van de medewerkers van de gemeente haar pensioen.

3.    Niet acceptabele overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten

Bevinding
De investering van een kade, ter waarde van € 239.313 is niet besloten door de raad en daarmee onrechtmatig.

Oorzaak
Er is een misverstand geweest in de rechtmatigheidsregelingen. Het totaal aan investeringen binnen de afdeling was beneden het begrote bedrag, maar deze specifieke investering was niet zodanig begroot.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:
Door aangescherpte kennis en bewustwording zijn de processen inmiddels verbeterd, waardoor we toekomstige afwijkingen beter kunnen voorkomen.

Onze gemeente heeft in 2018 een overkoepelend M&O beleid opgesteld, zodat naast fraudepreventie ook maatregelen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving inzichtelijk wordt gemaakt. We hebben een risicoanalyse en een intern controleplan opgesteld waarbij is besloten om het misbruik & oneigenlijk gebruik beleid en beheersmaatregelen hierin te integreren. Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2024 blijkt zijn er in 2024 geen rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik gevonden.